Kısa cevap: Gmail'i verimli kullanmanın özü üç şeyde toplanır: gelen postaları otomatik ayıklayan filtreler, konuya göre renklendirilmiş etiketler ve fareye dokunmadan iş bitiren klavye kısayolları. Bir hafta boyunca sadece bu üçünü kurarsanız, gelen kutunuzda "okunmamış 3.482" gibi bir sayı görmemeye başlarsınız. Aşağıda hangi ayarı nereden açacağınızı, hangi kuralı nasıl yazacağınızı adım adım bulacaksınız.
Bu, en çok karıştırılan konu. Klasörde bir dosya tek yerde durur; Gmail etiketinde ise aynı e-posta birden fazla etikete birden sahip olabilir. Örneğin banka bildiriminiz hem "Finans" hem "2024 Beyan" etiketini taşıyabilir; siz iki listeden de aynı iletiye ulaşırsınız. Bu yüzden etiketleri "kutu" gibi değil, "not kağıdı" gibi düşünmek gerekir.
Yeni etiket açmak için sol menünün en altındaki listeyi aşağı kaydırıp yeni etiket oluşturma bağlantısını kullanın. Etiket adını yazarken uzun cümleler kurmayın; "İş", "Fatura", "Abonelik", "Kargo", "Sonra Oku" gibi tek kelimelik başlıklar hem sol menüde sığar hem de sonradan filtre yazarken aklınızda kalır.
Ana etiket sayısı yediyi geçtiğinde. O zaman "İş" altında "İş/Teklifler", "İş/Raporlar" gibi bir hiyerarşi kurun. Etiket ayarlarında üst etiket seçerek bunu yapabilirsiniz. İç içe üçüncü seviyeye inmek çoğu kişi için gereksiz karmaşa yaratır; iki seviye yeterli.
En hızlı yol: gelen kutusunda örnek bir e-postayı açın, sağ üstteki üç noktalı menüden benzer iletileri filtreleme seçeneğini seçin. Gmail göndereni otomatik doldurur, siz sadece ne olacağını söylersiniz. Alternatif olarak arama çubuğunun sağındaki arama seçenekleri simgesinden koşulları elle yazıp aynı pencerenin altındaki filtre oluşturma bağlantısını kullanabilirsiniz.
Bir gmail etiketi filtre ikilisini birlikte kurmak, işin can alıcı kısmı. Filtre penceresinde iki kutuyu birlikte işaretleyin: Etiketi uygula ve Gelen kutusunu atla (arşivle). Böylece ileti hiç gelen kutunuza uğramadan doğru etiketin içine düşer. Bültenler, sistem bildirimleri ve kargo takip mesajları için bu kombinasyon idealdir.
| Koşul | Yapılacak işlem | Ne kazandırır |
|---|---|---|
| Konu: fatura VEYA ekstre | "Finans" etiketi + arşivle | Ödeme takibi tek listede |
| Gönderen: bülten adresleri | "Abonelik" etiketi + okundu işaretle | Okunmamış sayısı şişmez |
| Bana gönderilmedi (Cc'deysem) | "Bilgi" etiketi + arşivle | Sadece doğrudan gelenler kalır |
| Ek içeriyor + boyut 5 MB üstü | "Büyük Ek" etiketi | Yer temizliği kolaylaşır |
| Yöneticinizin adresi | Yıldız ekle + "Önemli" etiketi | Öncelik hemen görünür |
Filtre kurarken en alttaki "Eşleşen konuşmalara da uygula" kutusunu işaretlemeyi unutmayın; aksi halde kural sadece bundan sonra gelen iletiler için çalışır ve geçmiş yığın olduğu gibi kalır.
Gmail'de klavye kısayolları varsayılan olarak kapalıdır. Ayarlar > Tümünü gör > Genel bölümünden kısayolları etkin hale getirin ve sayfanın altındaki kaydetme düğmesine basın. Bundan sonra en çok işinize yarayacak olanlar şunlar:
"l" ve "e" ikilisi tek başına gelen kutusunu boşaltma hızınızı ciddi biçimde artırır: etiketle, arşivle, sıradakine geç. Genel bilgisayar kısayollarını da öğrendiyseniz aynı refleks tarayıcı sekmeleri arasında da işinizi kolaylaştırır.
Çünkü filtre penceresi aslında bir arama sorgusunu kaydeder. Arama çubuğunda çalışan her ifade filtrede de çalışır:
Önce aramayı çalıştırıp sonucun doğru geldiğini görün, sonra o sorguyu filtreye çevirin. Böylece yanlış kural yüzünden önemli bir e-postanın gözden kaçmasını engellersiniz.